Videokonferenzen

Vom Job-Interview, dem Work-in-Progress-Meeting mit Kollegen bis hin zum virtuellen Gin&Tonic mit Freunden oder Verwandten. Was schnell eingerichtet wurde und funktioniert, ist in den meisten Fällen verbesserungsfähig.

Hier sind nützliche Tipps, wie Sie bei den nächsten Videokonferenzen noch besser rüberkommen. Das ist für Sie und allen anderen, die Sie am Bildschirm sehen, vorteilhafter. Garantiert.

Zwei Tage vor der Videokonferenz:

Das Setting

Die optimale Umgebung für die Videokonferenz zu gestalten, ist mit Abstand der anspruchsvollste und zeitaufwendigste Teil der Vorbereitung. Es zahlt sich aus, hier in die Vorbereitung zu investieren.

Egal mit welchem System Sie arbeiten, ob Ihr Arbeitgeber Microsoft Teams, Skype for Business oder ein anderes System vorgibt oder ob Sie privat mit den kostenlosen Versionen von Zoom, Cisco Webex oder einer anderen Software arbeiten: Der Hintergrund macht in der Videokonferenz den entscheidenden Unterschied. 

Haben Sie das bestmögliche Setting gefunden, können Sie es als Ihr Markenzeichen immer wieder verwenden.

Hintergrund

Was ist hinter Ihnen im Bild zu sehen? Hier sollten Sie genau überlegen, welchen Eindruck Sie vermitteln möchten.

Soll es die professorale Bücherwand sein? Nun ja, in historischen Portraits wollte der Portraitierte mit der Bibel oder dem Kaufmannsbuch in der Hand eine bestimmte Botschaft senden. Dass Sie des Lesens kundig sind und mehr als ein Buch oder einen Kindle besitzen, glaubt man Ihnen auch ohne Bücher im Hintergrund.

Natürlich gibt es Unterschiede: Ein von Dieter Rams enworfenes lichtes, nahezu schwebendes, zeitlos elegantes Buchregal mit einigen wenigen ausgewählten Werken ist ein interessanter Anblick.

Das überfüllte Bücherregal, in dem horizontal und vertikal auch noch der letzte Zentimeter vollgestellt wurde, können wir alle nicht mehr sehen. Zu oft meinen Experten, die zu einem TV Interview zugeschaltet werden, uns diesen Hintergrund zumuten zu müssen.

Die weiße Wand? So blass wie die Wand wirken Sie dann auch. Würden Sie das in einer Referenz oder in einem Zeugnisschreiben über sich lesen wollen? Beim Blick auf die weiße Decke gewinnt zudem jeder Rauchmelder ungeahnte Prominenz.

Die farbige Wand? Professionelle Interior-Designer hassen sie. Die Wand, an der man sich mal etwas getraut hat. Während der Rest mit weißer Rauhfaser tapeziert wurde, ist der Mut an einer Wand durchgegangen, die dann in zartem Grün, tiefem Violett oder einem hellen Blauton gestrichen ist.

Für die Videokonferenz kann dieser farbige Hintergrund jedoch genau das Richtige sein.

Probieren Sie es aus. Platzieren Sie sich mit Laptop oder Tablet vor dieser Wand und sehen Sie sich die Farbwirkung an. Sie kann die Lebendigkeit hinter Ihnen erhöhen, ohne zu mächtig zu wirken und Sie im Vergleich zur weißen Wand weitaus lebendiger wirken lassen.

Die sentimentale Ecke. Relativ häufig im Hintergrund zu sehen. Da es im agilen Büro des Arbeitgebers nicht erlaubt ist, hat man sich daheim eine kleine Devotionalien-Ecke gebastelt. Dort steht dann auf einem Bücherregal der Sportpokal, der Dinosaurier, den die Kinder vor Jahren gebastelt haben, die Öllampe, Urkunden, Fotos und vieles andere mehr. Bitte nicht.

Die Teilnehmer an der Videokonferenz können gar nicht anders, als den Versuch zu unternehmen, die Gegenstände hinter Ihnen entdecken oder entziffern zu wollen, was in den meisten Fällen unmöglich ist.

Damit wandert die Aufmerksamkeit von Ihrem Gesicht und Ihrer Aussage unwillkürlich in den wuseligen Hintergrund. Und richtig effizient und gut organisiert wirken Sie so auch nicht.

Das Statement Bild. Schon besser. Am besten haben in den Videokonferenzen der letzten Wochen tatsächlich diejenigen gewirkt, die ganz bewusst Kunst im Hintergrund gewählt haben. In einem Fall war es ein großes abstraktes Gemälde eines Baumes, das in expressiven Rottönen die IT-Unternehmerin so dynamisch wirken hat lassen, wie wir sie im normalen Leben kennen.

Zwei Banker wählten zeitgenössische Kunst im Hintergrund für einen hervorragenden Effekt. Eine Interior-Designerin saß vor einer exquisiten Tapete, die eine fernöstliche, stilisierte Landschaft mit kleinen Teepavillions zeigte.

In allen vier Fällen war zu sehen, dass sich die Person Gedanken gemacht hatte. Im Vignetten-Stil der restlichen Videodarstellungen blieben diese Personen als Persönlichkeiten in Erinnerung. Und zwar genau so, wie sie sich auch in persönlichen Treffen von ihrer besten Seite zeigen.

Wählen Sie den Hintergrund, mit dem Sie sich identifizieren und der Sie aus der Masse der weißen Wände, überquellenden Bücherregale und der kleinteiligen Objekte herausragen lässt.

Keine Lösungen sind aus unserer Sicht: Die Kamera auszuschalten. Das konterkariert den Versuch, in Zeiten von Social Distancing, sich zumindest virtuell persönlich auszutauschen. Es ist keine Freude für die anderen Teilnehmer über längere Zeit nur auf den Namen Max Mustermann zu starren.

Die meisten Videokonferenz-Systeme ermöglichen es, den Hintergrund verschwommen abzubilden. Gut gemeint, aber immer etwas mysteriös, als ob Sie etwas zu verbergen hätten.

Mit einem sogenannten Green-Screen im Hintergrund können Sie für den Video-Call ein Bild in den Hintergrund „montieren“. Entweder ein Standardbild aus der Bibliothek der Videosoftware oder ein eigenes Bild.

Wir haben erlebt, dass zwei Teilnehmer vor der identischen Wand sitzen (die Backsteinwand mit Büchern und Kerzenhaltern ist sehr beliebt), im anderen Fall erschien der Urlaubsstrand aus dem letzten Jahr im Hintergrund des Kollegen, der sich aus Bielefeld zugeschaltet hatte. Keine gute Idee, weder für berufliche oder private Videokonferenzen, es sei denn, Sie planen einen Vortrag über Australien zu halten.

Nutzen Sie den Hintergrund, um positiv in Erinnerung zu bleiben. Kommunizieren Sie damit auch, dass Sie sich Gedanken gemacht haben. Sie haben mit einem guten Setting eine hervorragende Chance, sich gut zu präsentieren. Falls Sie bis jetzt mehr oder weniger improvisiert haben, überdenken Sie das Setting und stellen Sie sich gekonnt in Szene.

Licht

Der Lichteinfall ist ein wesentlicher Faktor, der in Kombination mit dem Setting zu beachten ist. Wie bei jedem Foto: Stark kontrastierendes Gegenlicht ist nur etwas für Fotokünstler. Sie sollten es besser vermeiden, um auf dem Bildschirm nicht ohne jede Gesichtskontur und lediglich in dunklen Umrissen zu erscheinen.

Licht hinter dem Bildschirm zu installieren, ist eine gute Idee. Im Baumarkt gibt es gute große LED Panels mit der zusätzlichen Möglichkeit verschiedene Lichtstimmungen und -stärken zu wählen. Falls Sie nicht extra investieren möchten ist im Rest des Haushaltes ist sicher noch eine Lampe zu finden, die hinter dem Bildschirm positioniert werden kann.

Licht von der Seite ist gut. Wenn das Licht jedoch zu stark von der Seite auf Ihr Gesicht strömt, kann eine Hälfte des Gesichtes ausgewaschen wirken. Eine Kombination von natürlichem Licht und Kunstlicht ist möglich. Gut wirkt eine zusätzliche Lichtquelle, wie beispielsweise ein LED Panel, das von einer gewissen Höhe auf das Gesicht strahlt.

Sie brauchen einfach ein wenig Zeit, um die optimale Kombination zu finden. Nun wird klar, warum beim Fotoshooting der Teil der Lichteinstellung immer unendlich lang erscheint. Generell gilt, je mehr Licht desto besser. Auch das Deckenlicht kann helfen, selbst wenn Sie es sonst ausgeschaltet lassen.

Sie kennen den Lichteinfall in Ihrer Wohnung und wissen, zu welchen Tageszeiten die meisten Ihrer Videokonferenzen stattfinden. Daher lohnt es sich, am Wochenende verschiedene Lichtoptionen auszuprobieren. Schaffen Sie sich das optimale Setting, so dass Sie für die nächsten Videokonferenzen nur noch die inhaltlichen Punkte vorbereiten müssen.

Kamera

Hier kann es sein, dass schwere Kunstbücher und der Brockhaus des Erbonkels plötzlich wieder zum Einsatz kommen, denn die Kamera Ihres Laptops, Tablets oder Telefons sollte unbedingt in Augenhöhe platziert sein.

Die häufigsten Fehler: Eine Kamera, die zu weit unten oder zu weit oben platziert ist. Beide Einstellungen ergeben äußerst unvorteilhafte Bilder, die wir lieber nicht im Detail beschreiben wollen.

Um die drei Faktoren Hintergrund, Licht und Kamera in ein optimales Verhältnis zu setzen, brauchen Sie Zeit. Es lohnt sich, zusätzlich eine Testvideokonferenz mit einem guten Freund zu führen, der Ihnen ein schonungsloses Feedback gibt.

Wir haben einen befreundeten Berater darauf aufmerksam gemacht, dass die minimalistisch eingerichtete Altbauwohnung und der Blumenstrauß mit tiefvioletten Tulpen im Hintergrund hervorragend wirken, dass jedoch in der gewählten Kameraposition der Kronleuchter über seinem Kopf schwebt und so wirkt, als hätte er sich selbst zum König von Köln gekrönt.

Mit einer Testkonferenz können Sie auch ausprobieren, ob Ihre Stimme laut und deutlich zu hören ist, oder ob Sie möglicherweise mit einem Mikrofon aufrüsten müssen. Das beste Argument wirkt nicht, wenn Sie kaum zu verstehen sind.

Sollte die nächste Videokonferenz mit einer Software geplant sein, die Ihnen noch unbekannt ist, hilft es, sich in Ruhe mit den Funktionen der Videosoftware vertraut zu machen. Wie funktioiert die Chat-Fuktion, welche Einstellungen der Kamera gibt es, wie funktioniert die Freigabe des Bildschirms etc.

Die meisten Software-Lösungen sind ähnlich strukturiert, aber bei einem sehr wichtigen Video-Call ist es besser, sich im entscheidenden Moment ausschließlich auf das Gespräch konzentrieren zu können.

Was Sie jetzt noch vorbereiten können. Die meisten Videokonferenz-Systeme erlauben Ihnen, ein Profilbild hochzuladen. Selbstverständlich sollten Sie das nutzen und das Bild, an dem Sie für XING und LinkedIn so lange optimiert haben, auch hier im System hochzuladen und Ihren Namen im Profil eintragen.

Ein Tag vor der Videokonferenz:

Die Kleidung

Dienst ist Dienst und Schnaps ist Schnaps. Das gilt auch in Zeiten von COVID19. Die einfache Regel lautet: Wenn es eine berufliche Videokonferenz ist, dann ist genau die Kleidung angesagt, die Sie auch sonst im geschäftlichen Umfeld tragen würden. Ansonsten können Sie sich smarte Berufskleidung in Zukunft sparen.

Das Gedächtnis funktioniert hervorragend in Ausnahmesituationen. Sobald sich das geschäftliche Leben wieder in allen Bereichen normalisiert hat und Sie beschwingt im smarten Jackett um die Ecke kommen, wird Sie Ihr Gegenüber immer noch im ausgebeulten Uralt-Sweatshirt sehen. Nämlich genau so, wie er sie in den letzten Videokonferenzen erlebt hat.

Natürlich gibt es Arbeitsplätze, an denen an jedem Tag ein stilsicheres Surfer-Outfit erwartet wird. Aber in allen Berufsfeldern, in denen ein Business Outfit die Norm ist, sollten Sie das Business Outfit auch während der Videokonferenz tragen. Übertrieben in der aktuellen Ausnahmesituation im Homeoffice meinen Sie? Keineswegs. Es gibt einen feinen aber wichtigen Unterschied.

Jeder hat vollstes Verständnis, wenn er (während Sie sprechen) die Kinder, den Hund oder die Geräusche der Müllabfuhr hört. Das ist im Homeoffice oft nicht anders zu regeln und überhaupt kein Problem. Aber die geschäftsfokussierte Einstellung zählt und Online wird diese nicht unerheblich rein visuell durch das Business Outfit transportiert.

Homeoffice bedeutet nicht Strandoffice. Und auch wenn wir bei GloriousMe zu den Optimisten gehören. Im Fall der Corona-Krise gehen wir davon aus, dass das Berufsleben danach ungleich schwieriger werden wird. Sie sollten daher in den langen Wochen des Remote Workings den bestmöglichen Eindruck vermitteln.

Wenn Sie zu den Menschen gehören, die in der Regel am Abend zuvor überlegen, welches Outfit Sie am nächsten Tag tragen, dann bleiben Sie dabei. Denken Sie bitte bei der Auswahl der Farben an die Farben, für die Sie sich als Hintergrund entschieden haben.

Sehr helle oder sehr dunkle Kleidung wirken auf dem Bildschirm oft blass oder harsch, zu viele kleinteilige Muster können kameramäßig ebenfalls irritieren. Und bitte vergessen Sie den Tipp des Waist-Up-Dressing. Eine tolle Bluse, mit Blazer und dazu Shorts, Birkenstocks oder Retro-Baseball-Socken sehen wirklich nur an einem Top-Modell gut aus. Und wer ist bei einer langen Videokonferenz nicht schon mal aufgestanden, um eine zusätzliche Unterlage oder ein Glas Wasser zu holen?

Ist für den nächsten Tag eine Videokonferenz mit einer Software geplant, die Sie nicht ständig nutzen, lohnt es sich am Tag zuvor nochmals kurz überprüfen, ob die geplante Software für die Videokonferenz auch tatsächlich noch bei Ihnen installiert ist, oder im Zuge eines großen Updates nicht mehr im direkten Zugriff ist, sondern neu heruntergeladen werden muss. Das kostet einige Minute Zeit, die man kurz vor der Videkokonferenz selten hat. Better be prepared.

Am Morgen vor der Videokonferenz:

Same procedure as every day

Der Geschäftsführer der unrasiert und ungekämmt aus dem Homeoffice ein Videointerview führt und begeistert davon berichtet, dass er jetzt mehr Zeit zur Verfügung habe, da er nicht mehr jeden Morgen im Stau auf der Autobahn steht, wirkt unglaubwürdig und man möchte ihm am liebsten zurufen: Dann hättest Du bitte einen Teil der Zeit, die Du nun einsparst, wie sonst im Badezimmer verbringen können.

Also auch hier: Remote Working ist nicht mit Robinson Crusoe Working gleichzusetzen. So wie Sie sich für den normalen Tag gerichtet hätten, sollten Sie auch an der Videokonferenz teilnehmen.

Da Kameras viel „schlucken“, darf es ein etwas dunkleres Make-Up und ein kraftvollerer Lippenstift als sonst sein. Ein Bronzener mit dunklerem Puder (wir wissen von zahlreichen Fotoshootings, dass Sie liebe Herren, das immer entrüstet ablehnen, aber dann Portraits mit „gesunder“ Gesichtsfarbe den blassen vorziehen) wirkt Wunder.

Bei der Zoom Videokonferenz kann man über Zoom Retouch noch ein klein wenig Farbe ins Gesicht bekommen – in der deutschen Zoom Übersetzung lautet die Einstellung im Profil etwas uncharmant und eher dermatologisch „Hauttonreaktion“.

​Eine Stunde vor der Videokonferenz:

Test, Test, Test

Die meisten Software-Anbieter erleben aufgrund der Corona-Pandemie eine rasante Geschäftsentwicklung. Daher finden die Updates von Software-Varianten im Moment in sehr viel kürzeren Abständen statt. Testen Sie sicherhaltshalber eine Stunde vor der Videokonferenz, ob Ihre Software auf dem neuesten Stand ist.

Falls Sie planen, Ihren Bildschirm später freizugeben, ist jetzt höchste Zeit, den Desktop nochmals aufzuräumen. Schließen Sie auch alle anderen Anwendungen, um den Datenverkehr nicht unnötig zu belasten.

Es lohnt sich zudem, vor der Konferenz, nochmals zu checken, ob das Gerät auch wirklich aufgeladen ist beziehungsweise mit Strom versorgt wird.

Eine Viertelstunde vor der Videokonferenz:

Der Countdown läuft

Sowohl Macs als auch Windows-Computer haben eine „Do not disturb“ Funktion, die über die Systemeinstellung erreichbar ist. Dort kann ein Zeitraum eingestellt werden, in dem Mitteilungen, beispielsweise über neu eintreffende E-Mails in dieser Zeit, keinen „Mitteilungsalarm“ auslösen. Auch das oder die Mobilttelefone, die sich sonst noch auf dem Schreibtisch befinden, sollten Sie jetzt besser auf stumm stellen.

Die Videokonferenz-Etikette sieht vor, dass pünktlich zum vereinbarten Zeitpunkt gestartet wird. Sie sollten sich daher in jedem Fall bereits einige Minuten vor Beginn der Videokonferenz aufschalten.

Bei Moderatoren, die entweder unerfahren oder sehr strikt sind, kann es vorkommen, dass Sie bei einer zu späten Ankunft vom Moderator nicht mehr zugeschaltet werden.

Das Meeting hat begonnen:

Die Videokonferenz Etikette

Der Moderator ist der Zeremonienmeister und das zu Recht. Eine Videokonferenz kann schnell leicht chaotisch werden und die Toleranz ist bei Videokonferenzen weitaus geringer im Vergleich zu Meetings bei denen man sich persönlich gegenübersitzt. Die Agenda werden Sie daher vom Moderator bereits vorab bekommen haben.

Zu Beginn der Videokonferenz etabliert der Moderator nochmals die Regeln, die je nach Anzahl der Teilnehmer unterschiedlich sein können. Manche Moderatoren lassen Fragen nur via Chat zu, andere wünschen sich ein gutes altes Handzeichen von den Teilnehmern, die das Wort ergreifen wollen.

Für alle geschäftlichen Videokonferenzen gilt: Das Mikrofon ist ausgeschaltet und wird nur dann von stumm auf laut gestellt, wenn man einen Redebeitrag beginnt. Zu vielfältig sind sonst die Hintergrundgeräusche, die alle Teilnehmer verursachen, sei es durch Straßengeräusche oder Dinge, die zu Boden fallen und sich bei den restlichen Teilnehmern wie ein Orkan anhören.

Der Moderator entscheidet, ob er eine kurze Vorstellungsrunde macht, bei der sich jeder Teilnehmer nochmals kurz vorstellt. Auch hier sollte man daran denken, dass die Geduld bei Videokonferenzen gering ist. Was beim persönlichen Meeting als charmanter Small-Talk vielleicht sogar mit einem Lächeln quittiert wird, nervt bei Videokonferenzen. Präzise, auf den Punkt ist die beste Strategie.

Alles andere kommunizieren Sie mit Gesichtsausdruck und Körperhaltung. Ein guter Moderator spricht die Teilnehmer jeweils mit Namen an, achtet darauf, dass sich alle Teilnehmer involviert fühlen, hält den vereinbarten Zeitrahmen ein und informiert zum Schluss über die Dokumentation der Videokonferenz im Sinne eines Protokolls oder Next Steps.

Das Meeting läuft:

Spannung, Lächeln und ungeteilte Aufmerksamkeit

Achten Sie auf Ihre Körperhaltung und das nicht nur in den ersten Minuten der Videokonferenz, sondern behalten Sie die aktive, aufrechte Körperspannung von der ersten bis zur letzten Minute. Im Besprechungsraum würden Sie auch nicht anfangen, sich zurückzulehnen und die Füße auf den Tisch zu legen.

Schenken Sie der Videokonferenz Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit. Während der Videokonferenz E-Mails zu bearbeiten oder Instagram zu checken, ist ein sehr unhöflicher Verstoß gegen die Videokonferenz-Etikette. Da alle Mikrofone, bis auf die jeweiligen Redner, stumm geschaltet sind, ist es angebracht, ab und zu mal zustimmend zu nicken, um auch auf diese Weise zu signalisieren, dass man aufmerksam folgt.

Ist es gerade an Ihnen zu reden und Sie brauchen etwas Zeit, nach einem bestimmten Dokument oder Argument zu suchen, dann lassen Sie das die restlichen Teilnehmer bitte wissen. Zu langes Schweigen innerhalb eines Redebeitrags führt unweigerlich zu den besorgten Nachfragen, ob man den noch „dran sei, das Mikrofon vergessen hätte auszuschalten, die Verbindung schlecht wäre? etc.“. So vergeht kostbare Zeit.

Und noch ein Tipp: Lächeln, Lächeln, Lächeln. Wir haben viel zu viele heruntergezogenen Mundwinkel auf Videokonferenzen gesehen. Nach der anfänglichen Begrüßung scheinen einige Teilnehmer das Lächeln zu vergessen und wirken so desinteressiert bis unwirsch.

Etwas Übung braucht es auch, beim eigenen Redeanteil in die Kamera zu blicken. Viele Videokonferenz-Teilnehmer sehen instinktiv auf den Bildschirm, weil sie glauben, damit den sonst üblichen Blickkontakt zu halten. Das Gegenteil ist der Fall.

Stellen Sie sich beim Reden vor, Sie würden fotografiert. Da blicken Sie in den meisten Fällen auch direkt in das Objektiv der Kamera.

Wenn Sie gerne viel und heftig mit den Händen gestikulieren, ist es hilfreich, sich bei Videokonferenzen damit etwas zurückzuhalten. Die Hände „fliegen“ vor dem Laptop sehr viel präsenter durch die Luft und lenken von Ihren Worten ab.

Lange Videokonferenzen machen durstig. Aber Sie haben ja darauf geachtet, dass Ihre schönste Karaffe oder Ihre beste Teekanne auf Ihrem Schreibtisch steht und der Bereich, der von der Kamera erfasst wird,  picobello aufgeräumt ist.

Nach dem Meeting:

Feedback

Feeback ist immer wichtig und auch hier gilt: Kritik unter vier Augen. Lob vor versammelter Mannschaft. Wenn Sie eine Videokonferenz gut und produktiv fanden, freut sich der Moderator über ein positives Feedback via Chatfunktion, die für alle sichtbar ist. Für Kritik und hilfreiches Feedback, was man beim nächsten Mal besser machen könnte, gibt es das Telefon.

Auch wir freuen uns über Feedback zu diesem Artikel und darüber, wenn Sie mit Hilfe des ein oder anderen Tipps bei allen zukünftigen Videokonferenzen noch besser im Bilde sind.