Fangen Sie heute an, wenn Sie in einem Jahr feiern möchten

Natürlich kann man nahezu alle Komponenten einer Feier Outsourcen. Hierzu planen wir einen eigenen GloriousMe Ratgeber mit hilfreichen Tipps, denn die Auswahl, das Briefing und die Qualitätskontrolle von Spezialisten für eine Feier hat ganz eigene Erfordernisse.

Falls Sie jedoch Spass daran haben, vieles selbst vorzubereiten, dann lohnt es sich, hier weiterzulesen, denn das Geheimnis einer gelungenen Feier ist die detaillierte Vorplanung. Die  Hausaufgaben rechtzeitig erledig zu haben, läßt Ihnen während des Festes ausreichend Zeit, entspannt mit Ihren Gästen zu feiern. Der Count Down läuft:

Save the Date

Ein Jahr im voraus

Hier können Sie nicht früh genug starten. Sobald Sie das Datum, die Uhrzeit und die maximale Anzahl der Gäste festgelegt haben, sollten Sie ein Save The Date an Ihre potentiellen Gäste schicken. Das kann bei Festen, die Ihnen, beispielsweise aufgrund eines besonderen Ereignisses ganz besonders wichtig sind, bereits ein Jahr im voraus geschehen. Ansonsten sind drei bis vier Monate eine gute Vorlaufzeit für das Save the Date.

Da Ihre Gäste sich das Datum mit Hilfe des Save The Date bereits notiert haben, kann die eigentliche Einladung dann sechs bis acht Wochen vor dem Fest versandt werden. Achten Sie darauf, eine Frist zur Zusage zu setzen und machen Sie Ihren Gästen die Zusage mit Angabe Ihrer Kontaktdaten leicht.

Ein kreativer Name für ein Fest oder zumindest eine Beschreibung, was Ihre Gäste erwartet wie beispielsweise „Drinks around the Fireplace“ für ein Fest im Advent oder „Rosenduft und Steinkohle“ für ein Grillfest im Sommer lassen das Fest vorab und danach gut in Erinnerung bleiben.

Der Name des Festes und möglicherweise ein Motiv sollten vom Save The Date bis zur Einladung und der Beschriftung des Gastgeschenkes, falls Sie eines planen, durchgängig verwendet werden.

Live Musik

10 Monate im voraus

Bruce Springsteen, der mittlerweile die kleineren Formate gegenüber riesigen Hallen oder Stadien bevorzugt oder Till Brönner haben natürlich eine weitaus längere Vorlaufzeit. Gute Musiker, Studenten der Musikhochschule oder geignete DJs, die Ihr Fest bereichern sollen, haben in der Regel eine umfangreiche Reisetätigkeit und in manchen Monaten einen sehr vollen Terminkalender. Klären Sie dabei rechtzeitig ab, wieviel Platz die Musiker benötigen, damit Sie dies in Ihrer Raumplanung berücksichtigen können.

When it rains, it pours

Sechs Monate im voraus

Falls Ihr Fest im Garten oder auf der Terrasse stattfinden soll, ist jetzt nochmals Zeit, darüber nachzudenken, ob Sie ausreichenden Regenschutz haben oder zusätzlichen Regenschutz in Form von großen Leihschirmen, Zeltplanen oder andere Formen der Überdachung ergänzen, sollte der Platz im Inneren nicht für alle Gäste ausreichen.

Getränke

Fünf Monate im voraus

Der weitere Count Down zum Fest folgt dem Prinzip „Was Du heute kannst besorgen…“. Manche Dinge können und sollten weit im Vorfeld erledigt werden, damit Sie die Vorbereitungen in den Tagen und Wochen vor dem Fest auf die zeitkritischen Dinge konzentrieren können. Denn schließlich haben Sie noch viele andere Dinge neben der Organisation eines Festes auf Ihrer To Do Liste stehen.

Getränke wie Wein und Champagner (… GloriousMe) können Sie schon Monate zuvor einkaufen oder bestellen. So sind Sie auch davor gefeit, dass Ihr Lieblingswein oder ein spezifischer Jahrgang davon möglicherweise ausverkauft ist und haben noch ausreichend Zeit und Muße, gegebenenfalls alternative Weine zu testen und zu ordern.

Geschirr, Gläser und Besteck

Vier Monate im voraus

Die wenigsten Haushalte haben die Dimension des Buckingham Palace, in dem ein großes Staatsbankett mühelos mit passendem Geschirr, Besteck und Gläsern bestückt werden kann. In jeder größeren Stadt gibt es dafür Leihfirmen, die eine sehr gute Auswahl bereithalten.

Auch diesen Posten sollten Sie weit im Vorfeld erledigen, denn in bestimmten Monaten, beispielsweise im Sommer und in der Weihnachtszeit werden viele Feste geplant und dann kann es zu Engpässen kommen, wenn Sie ganz spezifische Dinge ordern möchten.

Hier lohnt es sich neben den offensichtlichen Gegenständen wie Geschirr, Gläsern und Besteck auch an zusätzliche Schüsseln, Kandelaber oder große Champagner-Bowls zu denken. Letztere können, gefüllt mit Eis, am Tag des Festes sehr gut für Getränke wie Champagner und Weißwein genutzt werden, die für alle Gäste leicht im Zugriff sind und zudem dekorativ aussehen.

Die dekorativen Champagner-Bowls gehören meist zu den Teilen, die im Leihservice am schnellsten vergriffen sind.

Leihfirmen bieten stets auch Eis als Crushed Ice oder in Eiswürfelform an. Diese werden in Styropor-Kisten angeliefert, die sich am Tag des Festes gut zur Kühlung von Getränken nutzen lassen.

Ein kleiner Tipp: Wählen Sie Service-, Besteck- und Gläservarianten, die Sie relativ leicht von Ihrem eigenen Bestand unterscheiden können. Denn selbst bei bester Kalkulation nutzt man zu vorgerückter Stunde dann doch den ein oder anderen Teller oder Besteck aus dem eigenen Bestand. Da ist es gut, wenn diese jewils leicht auseinander sortiert werden können.

Das Leihgeschirr wird in der Regel ungereinigt zurückgegeben. Das hat für die Gastgeber oder weitere helfende Hände einen enormen Zeitvorteil während des Festes. Die Leihsachen können schnell in die spezifischen Transportbehälter eingestellt werden und benutzte Teller, Besteck und Gläser verschwinden auf diese Weise effizient aus dem Weg und Blickfeld.

Die Tourenplanung der Leihfirma wird erst sehr viel später erstellt, aber es lohnt sich oft frühzeitig nachzufragen, wenn Ihnen ein bestimmter Zeitraum am Tag der Anlieferung oder Abholung wichtig ist.

Gastgeschenke

Vier Wochen im voraus

Das Motto Ihres Festes haben Sie ja bereits vor einiger Zeit ausgewählt, daher können Sie mit den Überlegungen des Gastgeschenkes beginnen. Hier ist Kreativität gefragt: Eine kleine Aufmerksamkeit, die an das Motto des Festes erinnert, ist ideal.

Playlist und Lautsprecher

Vier Wochen im voraus

Jetzt können Sie in Ruhe eine Playlist vorbereiten und überlegen, ob Sie vielleicht in Außenlautsprecher investieren möchten.

Tischdecken und Kerzen

Vier Wochen im voraus

Der Haushalt der Queen beschäftigt Linen Keepers. Deren Aufgabe ist es, die gesamte Tischwäsche des königlichen Haushaltes zu koordinieren. Das bedeutet, genau zu wissen, welche Tischdecken sich gerade in der Reinigung befinden, welche repariert werden müssen, welche und wieviele für den täglichen Bedarf und für anstehende Staats Bankette zur Verfügung stehen müssen. Die Jobbeschreibung ist interessant zu lesen.

Vermutlich beschäftigen Sie keinen Linen Keeper. Daher ist es es jetzt Zeit, ein Auge auf die Tischdecken zu werfen, damit zum Zeitpunkt des Festes die Tischdecken in den gewünschten Farben und Größen auch zur Verfügung stehen. Gleichzeitg können Sie nochmals Ihren Vorrat an Kerzen überprüfen und gegebenenfalls ergänzen. Kerzen nach Sonnenuntergang verleihen jedem Fest eine besondere Atmosphäre.

Essen

Vier Wochen im voraus

Falls Sie selbst kochen, backen oder Salate vorbereiten möchten, sind vier Wochen im voraus ein guter Zeitraum. Dann lässt sich gut abschätzen, welche Früchte und welches Gemüse in Saison sein werden und bis dahin steht auch die ungefähre Anzahl Ihrer Gäste fest.

Abgeleitet von der Planung des Essens empfiehlt es sich, detaillierte Listen zu erstellen, welche Lebensmittel wo und wann gekauft werden sollen und welche Lebensmittel, beispielsweise Fleisch, Fisch oder frisches Brot vorbestellt werden müssen. Die Rezepte können Sie jetzt auch schon mal kopieren, damit in der Küche unterschiedliche Koch- oder Backbücher nicht auch noch einen Platz finden müssen.

Dekoration und Servietten

Drei Wochen im voraus

Tischdecken, Vasen und Kerzen können zu diesem Zeitpunkt schon geplant, besorgt oder ergänzt werden, damit diese am Tag des Festes nur noch mit frischen Blumen bestückt werden. Falls Sie für ein legeres Fest Papierservietten planen, können Sie diese, abgestimmt auf die Farben oder das Thema Ihrer Dekoration, bereit jetzt in guter Qualität besorgen.

Nachbarn

Zwei Wochen im voraus

Wenn Sie nicht allein auf dem weiten Land leben, geben Sie Ihren Nachbarn Bescheid, dass es am Festtag etwas lauter werden wird. Der ein oder andere Nachbar hat so genügend Zeit noch eigene Pläne zu schmieden, wenn er dem erhöhten Geräuschpegel entfliehen will.

Vorbereitung der Räume

Ein bis zwei Wochen im voraus

Hier gilt es, so viel Platz wie möglich freizustellen. Ihre Gäste sollten ausreichend Platz haben, um sich auf dem Fest zu bewegen und die Gesprächsgruppen leicht zu wechseln. Die Platzierung von Sitzmöglichkeiten, Tischen und Tischdekorationen können schon jetzt vorgeplant und vorbereitet werden.

Je länger der Abend, umso ungewöhnlicher die Plätze, an denen Gläser abgestellt werden. Das sollten Sie bereits jetzt bedenken und sehr fragile oder kostbare Gegenstände anderweitig platzieren. Es kann immer mal ein Unglück passieren, jemand stolpert oder hat einen Schwächeanfall und schon landet ein volles Glas Rotwein auf einem Stück, das Ihnen ganz besonders am Herzen liegt.

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie auch schon den räumlichen Fluss des Festes vorplanen. Wo sollen Getränke platziert werden, so dass Sie zum einen im schnellen Zugriff sind und auch problemlos nachgefüllt werden können. Wie wird das Buffet aufgebaut, wo stehen Gläser und Karaffen und wo ist der Ort, an dem die Kästen für das Leihgeschirr aufgebaut werden können, ohne dass der Anblick den Rest des Festes stört.

Wo soll die Garderobe abgelegt werden, wo finden Raucher und die jeweiligen Aschenbecher ihre Platz. Im Gästebad können Sie jetzt schon eine Duftkerze bereitstellen und kontrollieren, ob die Gäste ausreichend Gästehandtücher etc. vorfinden werden.

Wo werden die Kisten mit Eis gelagert, wo werden Lebensmittel, die kühl gelagert werden aufbewahrt. An welcher Stelle ist die Garderobe vorgesehen, wo können tropfnasse Schirme deponiert werden und an welcher Stelle können Gastgeschenke von Ihnen später abgestellt werden. Wenn Sie all diese Dinge zuvor durchdenken und arrangieren, braucht kurz vor dem Fest nicht mehr improvisiert werden.

Überprüfung Leihgeschirr-Mengen

Eine Woche im voraus

Zu diesem Zeitpunkt ist die Anzahl der Gäste relativ genau absehbar. Hier lohnt es sich, nochmals die Bestellung zu überprüfen und gegebenenfalls nachzufordern oder zu reduzieren. Fragen Sie auch nochmals nach, ob der gewünschte Zeitraum zur Anlieferung und Abholung nun auch verbindlich bestätigt werden kann.

Bestellung von frischen Lebensmitteln

Eine Woche im voraus

Jetzt ist es Zeit, frische Lebensmittel vorzubestellen. Vereinbaren Sie eine Abholzeit, die am besten zu Ihren Plänen am Tag des Festes passt. Der beste Metzger, Bäcker, Käse- oder Fischladen sind oft einige Kilometer voneinander entfernt. Eine überlegte Logistik spart später sehr viel Zeit.

Detail-Zeitplanung für den Tag des Festes

Drei Tage im voraus

Erstellen Sie sich für alle Dinge, die erst am Tag des Festes erledigt werden können, einen detaillierten Zeitplan. Beginnen Sie mit dem Eintreffen der Gäste und kalkulieren Sie von diesem Zeitpunkt an nach vorne. Planen Sie ausreichend Zeit dafür ein, sich selbst vor dem Fest chic zu machen und danach auch noch ein wenig Zeit zur Entspannung zu haben.

Idealerweise begrüßen Sie Ihre Gäste entspannt und mit einem strahlenden Lächeln. Nichts ist ungemütlicher als hektische Gastgeber, die Last Minute noch organisatorisch wirbeln.

Sämtliche Tätigkeiten, die Sie am Tag selbst erledigen wollen, sollten in diesem Plan aufgelistet werden. Die Zeit, die Sie für die Küche vorplanen, ebenso wie die Zeit des Aufbaus der Speisen, die Abholung von frischen Lebensmitteln, das Arrangieren von frischen Blumen für die Deko. The list is your friend. Nach dieser Kalkulation wissen Sie genau, wann Sie aufstehen müssen, um alle Dinge in Ruhe und ohne Hektik abzuarbeiten.

Letzte Vorbereitungen

Am Tag des Festes

Die vorab geschriebene Liste ist nun Ihr wichtigstes Planungsinstrument. Da nicht alle Ihrer Gäste GloriousMe Leser sind, werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit Blumen als Gastgeschenk erhalten. Stellen Sie diskret bereits einige Vasen in unterschiedlichen Größen mit Wasser bereit. Das kostet Sie sonst zu Beginn des Festes, wenn die Mehrzahl der Gäste eintrifft, viel zu viel kostbarer Zeit.

Streichhölzer für Kerzen, aufgeladene Kameras oder Telefone, Aufladekabel, die Nummer von Taxidiensten etc. haben Sie ja schon an geeigneter Stelle bereitgelegt ebenso wie Gastgeschenke, die Sie Ihren Gästen als Erinnerung an das Fest vielleicht noch mit auf den Weg geben möchten.

Mit dieser Vorbereitung können Sie Ihr eigenes Fest genießen.

Am Tag nach dem Fest

Für den Tag nach dem Fest sollten Sie ausreichend Zeit einplanen, um die Wohnung oder das Haus wieder in den Normalzustand zu versetzen. Idealerweise planen Sie einen Urlaubstag dafür ein. So haben Sie auch Zeit, das Fest nochmals in Gedanken Revue passieren zu lassen und sich die schönen Momente während des Festes mit Muße in Erinnerung zu rufen.

Die Zeit an diesem Tag können Sie zudem gut brauchen, um Helfern zu danken, den Nachbarn als Entschädigung für ein allzu fröhliches und vielleicht daher auch lautes Fest eine Flasche Wein als kleine Entschädigung zukommen zu lassen..